Koffie boven KPI's: waarom kletsen de slimste zakelijke investering is

Als projectmanager zit ik met grote regelmaat in overleg. Negen van de tien keer zijn dat superzakelijke gesprekken. Na wat beleefdheden duiken we direct de agendapunten in. Logisch, hoor ik je denken. Maar één specifieke klant zette me aan het denken: is puur zakelijk wel de meest professionele weg? Of haal je juist meer uit een samenwerking door bewust tijd te verspillen?

50 minuten well spent

Met deze contactpersoon heb ik wekelijks overleg. Als je onze meetings puur procesmatig analyseert, zou je concluderen dat we bizar inefficiënt bezig zijn. Tachtig procent van het gesprek gaat over alles behalve werk. Vakanties, weekendplannen, wat er thuis speelt of waar we ons druk om maken. Pas in de laatste tien minuten lopen we de actielijst langs. Punten afgevinkt, iedereen bijgepraat, klaar.

Het rendement van een praatje

Een heel uur voor tien minuten actiepunten? Ik kan het iedereen aanraden. Juist door die open gesprekken hoef ik nooit te gissen naar de vraag achter de vraag. Ik weet waar haar prioriteiten liggen, waar ze energie van krijgt en waar ik absoluut niet mee hoef aan te komen. Ik kan vaak al inschatten hoe een voorstel gaat landen voordat we het presenteren. Geen briefing kan opboksen tegen dat inzicht. Die vijftig minuten leveren zakelijk gezien het allermeeste op.

Wanneer werd snel hetzelfde als efficiënt?

We zijn kampioen geworden in het afvinken van agendapunten in calls van een halfuur. Maar snelheid is niet hetzelfde als efficliëntie.Twintig minuten zakelijk doorjakkeren wint het op papier van een uur koffiedrinken, totdat blijkt dat je elkaar na een jaar nog steeds niet echt begrijpt. De tijd die je aan de voorkant investeert in een persoonlijke relatie, bespaart je onderaan de streep het driedubbele aan ruis en miscommunicatie.

Een klantrelatie is óók een relatie

Natuurlijk moet het resultaat staan en zijn deadlines heilig. Maar achter elk logo en projectplan zit een mens met wie je samenwerkt. Een briefing dicteert het 'wat', maar leert je niets over het 'hoe'. Wanneer vraagt iemand om tempo, en wanneer juist om extra zekerheid? Waar ligt de grens tussen lef en voorzichtigheid? Die informatie haal je niet uit een document of een plichtmatig praatje. Die ontstaat in gesprekken die ogenschijnlijk nergens over gaan.

Samenwerken is ook tegenspreken

Dat contact maakt het verschil tussen klakkeloos uitvoeren en raak adviseren. Een goede klantrelatie betekent niet dat je overal ja op knikt. Dat is tenslotte de meerwaarde van een bureau. Je wordt ingehuurd om kritisch mee te denken en de ander uit te dagen. Dat tegengas landt een stuk constructiever wanneer je elkaar kent. Jij weet hoe je iemand het beste prikkelt, en de ander weet dat je niet moeilijk doet om het moeilijk doen, maar om samen tot een beter resultaat te komen.

Hetzelfde geldt voor feedback. Wanneer de basis goed zit, is kritiek geen aanval. Je kunt het oneens zijn, onderzoeken waarom iets wel of niet werkt en elkaar scherp houden.
Daar zit precies het verschil tussen een leverancier die braaf oplevert en een partner met wie je samenwerkt.

Redigeer je agenda

In onze jacht op efficiëntie maken we samenwerkingen steeds functioneler. We ‘Teamsen’ of appen snel even tussendoor en werken alsof we aan een lopende band staan: vraag, antwoord, vinkje, door. Maar daarmee dreigen we precies het belangrijkste weg te automatiseren: wederzijds begrip en vertrouwen.
Dus, aan alle bureaus, projectmanagers en klanten: vraag jezelf de volgende keer niet af of die meeting geen mailtje had kunnen zijn. Vraag je liever af of het niet veel beter een kop koffie had kunnen zijn.

Lotte Herder
projectmanager
Brand Creatives