Vijf tips voor een soepele HubSpot implementatie

Je tekent in maart en je wilt in juni live. Wat er tussen die twee momenten gebeurt, bepaalt voor een groot deel hoe bruikbaar het systeem een jaar later is.

Een implementatie bestaat uit twee soorten werk die allebei moeten kloppen. Het bouwwerk: een datamodel opzetten, data migreren, koppelingen leggen met je website en je facturatiesysteem, automatiseringen en rapportages inrichten.

En de afspraken eromheen: wanneer noem je iets een lead, wie is eigenaar van welk veld, welk systeem is leidend als twee bronnen elkaar tegenspreken.

Het loopt meestal vast op de plek waar die twee elkaar raken. Een technisch keurige inrichting bovenop ongedefinieerde processen levert een systeem op dat niemand vertrouwt, en scherpe afspraken op een slordig gebouwd fundament leveren hetzelfde op.

Hieronder zie je vijf belangrijke punten voor een soepele Hubspot implementatie.

1. Voer eerst het procesgesprek

Voordat er iemand inlogt, teken je uit hoe het nu gaat. Hoe komt een aanvraag binnen, wie pakt hem op, binnen welke termijn, en wanneer noem je het een kans.
Vaak komt hier hetzelfde naar boven: marketing en sales gebruiken dezelfde woorden voor verschillende dingen. De een telt een whitepaperdownload als lead, de ander pas een aanvraag met budget.
De uitkomst vertaalt zich rechtstreeks naar keuzes in het systeem: welke lifecycle-fases je gebruikt, hoe je pijplijn eruitziet, welke velden verplicht worden en op welk moment een taak bij sales terechtkomt.

2. Neem alleen de Hubs af die je nu gebruikt

HubSpot is geen enkel product maar een verzameling Hubs die je los afneemt. Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub vormen de kern. Verder zijn er Content Hub voor je website en content, Data Hub voor datakwaliteit en koppelingen, Revenue Hub voor offertes en facturatie, en Agent Hub voor AI-agents.
De keuze is niet alleen een kostenvraag, maar het bepaalt ook welke functionaliteit je bouwers tot hun beschikking hebben, bijvoorbeeld wat je aan datasynchronisatie en dubbelencontrole kunt automatiseren in plaats van handmatig bijhouden.
Wat er vaak misgaat: een team dat niet aan tafel zat, krijgt een licentie toegewezen waar het niet om vroeg. Die blijft dan meestal ongebruikt.

3. Leg het datamodel vast voordat er data in gaat

Je datamodel is de afspraak over welke objecten je gebruikt, welke eigenschappen daaronder hangen en hoe records aan elkaar gekoppeld worden. HubSpot werkt standaard met contacten, bedrijven, deals en tickets, en de velden daaronder bepaal je zelf.

Twee dingen om vooraf te weten, omdat ze later lastig te herstellen zijn. HubSpot herkent een dubbel contact aan het e-mailadres en een dubbel bedrijf aan de bedrijfsdomeinnaam. Werk je met gedeelde inboxen, met privéadressen van zzp'ers of met dochterondernemingen die één website delen, dan loop je daar tegenaan en moet je vooraf bedenken hoe je die gevallen registreert.

Leg per veld ook vast wie eigenaar is en wat de toegestane waarden zijn. Een veld dat door drie afdelingen anders wordt ingevuld levert al snel rapportages op waar niemand meer op vertrouwt.

Wat er vaak misgaat: velden worden aangemaakt zolang iemand erom vraagt. Na verloop van tijd staan er meerdere varianten van hetzelfde gegeven en is niet meer duidelijk welke leidend is.

4. Ruim je data op in het exportbestand

Bij migreren gaat veel tijd naar opruimen: contacten die al jaren niets doen, bedrijven die niet meer bestaan, velden die ooit voor één campagne zijn gemaakt.

Doe dat werk voordat je importeert. Een samenvoeging in een spreadsheet is een handeling, dezelfde samenvoeging in je CRM is een besluit over welke historie je weggooit. Leg ook per kolom vast in welk veld hij landt, want die mapping is achteraf lastig te reconstrueren.

Begin met een testimport van een klein deel van je bestand en controleer wat er echt staat: kloppen de velden, hangen contactpersonen aan de juiste bedrijven, hoeveel dubbelen glippen erdoor.
Wat er vaak misgaat: de oude herkomst gaat niet mee. Neem in de import een eigen veld mee met de bron, anders is later niet meer te zien waar je bestaande relaties vandaan kwamen.

5. Zet adoptie in de planning

Een implementatie is pas geslaagd als mensen het gebruiken, niet als het is opgeleverd. Een salesteam dat het te omslachtig vindt, houdt zijn eigen lijstje bij, en dan gebruik je maar een deel van waar je voor betaalt.

Adoptie is deels een ontwerpvraag. Twintig verplichte velden bij het aanmaken van een deal worden ontweken, drie goed gekozen velden niet. Kijk daar kritisch naar voordat je gaat trainen.

Train verder in kleine groepen per rol in plaats van in één sessie voor iedereen, kijk de eerste weken mee, en meet of het systeem gebruikt wordt. Zie je na een maand dat deals vooral handmatig van fase veranderen, dan weet je waar je moet bijsturen.

Wat er vaak misgaat: de livegang wordt als eindpunt gezien. Reken erop dat je daarna nog blijft bijschaven.

En wat de doorlooptijd bepaalt

Meestal niet de omvang van je organisatie, maar drie andere dingen: hoe schoon je data is, hoeveel koppelingen je nodig hebt, en of er intern iemand eigenaar is die knopen mag doorhakken.
Die koppelingen zijn het onderschatte deel. Voor gangbare pakketten bestaat een kant-en-klare integratie, voor de rest bouw je iets op de API, en dat vraagt budget plus iemand aan de andere kant die tijd heeft. De vertraging zit daarbij vaker bij de leverancier van het systeem waaraan je wilt koppelen dan bij HubSpot zelf, dus plan die gesprekken vroeg.

Kleine organisaties met één team en weinig historie zetten dit zelf op. Zodra er meerdere afdelingen, meerdere systemen en jaren aan data in het spel zijn, schakelen veel bedrijven een implementatiepartner in. Leapforce doet dat werk voor B2B-organisaties in de Benelux.

Welke partij bij je past hangt af van je sector, je omvang en hoe ver je het wilt doortrekken. Vraag door op migratie-ervaring in jouw branche, op wie je vaste aanspreekpunt wordt en op wat er na livegang nog gebeurt. Een traject bij Leapforce als HubSpot-partner loopt bijvoorbeeld van inrichten op basis van je eigen processen tot het trainen van je team, met data en koppelingen die tijdens de migratie intact blijven.

Sta je op het punt te beginnen, plan dan eerst dat gesprek tussen marketing en sales, en zorg dat degene die straks bouwt daarbij zit.